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Die Medikwork GbR vermittelt qualifizierte Fachkräfte aus ganz Europa an deutsche Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen. Bisher wurden die Daten der Bewerber "per Hand" in Excel-Tabellen eingetragen, was sich mit steigender Bewerberanzahl und anwachsendem Datenvolumen als immer komplizierter erwies. Die digitalen Informationsmappen enthalten Informationen über die Qualifikationen der jeweiligen Bewerber, deren Sprachkenntnisse und die Präferenz in Bezug auf das Einsatzgebiet, außerdem werden Lebenslauf und Zeugnisse hinzugefügt.

Lukas Zanoza, Inhaber, Mediawork

Die Vermittlung der Bewerber an die Pflegeeinrichtungen erfolgt in einem Prozess, der aus 15 einzelnen Schritten besteht. In der frühen Auswahlphase dient die digitale Informationsmappe der Datenablage, in einem späteren Arbeitsschritt werden die Bewerber anhand der gespeicherten Daten den passenden Unternehmen zugeordnet. Während des Auswahlverfahrens waren die Daten bisher in zwei verschiedenen Formaten gespeichert, zum einen Teil in Excel-Tabellen, zum anderen Teil in Ordnern.

Medikwork setzte sich zum Ziel, den Auswahlprozess und den damit verbundenen Arbeitsaufwand deutlich zu verschlanken und zu vereinfachen. Die einzelnen Schritte des Auswahlprozesses sollten klarer strukturiert und die jeweils relevanten Informationen zentral gespeichert werden. So sollte jeder Mitarbeiter ohne längeren Suchprozess an unterschiedlichen Speicherorten direkt auf die Daten eines Bewerbers oder eines Unternehmens zugreifen können, die für den betreffenden Zeitpunkt des Auswahlprozesses erforderlich sind.

Aus Budgetgründen wurde für die Implementierung des CRM-Systems ein externer Dienstleister eingebunden. Mit Unterstützung des eBusiness-Lotsen Osnabrück und durch geeignete Lektüre konnte Unternehmensinhaber Lukas Zanoza die Planung des Projekts selbst bewerkstelligen: "Mit einer Investition von rund 3.200 Euro und einem Zeitrahmen von sechs Monaten konnten wir mit einem Aufwand von ungefähr 60 Stunden die Projektplanung und Prozessanalyse bewältigen, wobei der größte Anteil der benötigten Zeit in die Analyse von Unternehmensprozessen und deren Dokumentation geflossen ist."

Dazu wurden die Wege, die die Bewerber bis zur Vermittlung durchlaufen, eingehend untersucht. Mit den so gewonnenen Erkenntnissen konnte der externe Dienstleister genau auf die Wünsche seines Kunden eingehen und ein auf diesen zugeschnittenes System implementieren. Mit dem jetzigen Workflow wird der Nutzer Schritt für Schritt durch den deutlich vereinfachten Vermittlungsprozess geführt.

Für Medikwork hat sich dieses neue CRM-System als besonders wertvoll erwiesen, da die Mitarbeiter nun schon während der Telefonate mit Bewerbern oder Unternehmen einen leichteren Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben. Zudem hat sich durch den Einsatz des CRM-Systems die Fehlerquote drastisch verringert, da der gesamte Vermittlungsprozess übersichtlicher dargestellt und der aktuelle Stand umgehend ersichtlich ist.

Obwohl das System noch nicht auf dem finalen Stand ist, hat sich der Arbeitsprozess deutlich vereinfacht. Dennoch wird Medikwork als Nächstes an der Detailoptimierung arbeiten. "Mit der zunehmenden Anzahl von Bewerbern, die wir an Unternehmen vermitteln, steigt der Aufwand für die Verwaltung von personenbezogenen Daten enorm an. Sowohl Bewerberdaten als auch Unternehmensdaten pflege ich jetzt nicht mehr in Excel, sondern in meinem CRM-System. Das spart mir jeden Tag aufs Neue eine Menge Zeit und vermeidet Fehler. Besonders das automatische Generieren von Lebensläufen und im CRM-System abgebildete Vermittlungsprozesse nehmen mir merklich Arbeit ab", erklärt Lukas Zanoza.