Elektronischer Rechnungsaustausch leicht gemacht
Als Teil des Arbeitsforums eStandards entwickelt die Arbeitsgruppe "Akzeptanz, Begleitung, Umsetzung, Veränderung" Leitplanken zur Einführung von eStandards bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). In der Arbeitsgruppe, die vom Projekt eBauen unter Leitung von Herrn Prof. Joachim Zülch geführt wird, sind die Mittelstand-Digital-Projekte E-Docs, Gesine, CAR4KMU, ForstInVoice, eStep, BIMiD und eBauen vertreten, die sich an der Erstellung von Publikationen unter anderem mit verschiedenen Use Cases beteiligen. Das Förderprojekt E-Docs untersuchte dafür beispielsweise, wie Lieferanten möglichst erfolgreich angesprochen werden, um sie in die elektronische Rechnungsabwicklung einzubinden.
© eDOCS E-Docs will den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen größeren Unternehmen und KMU sowie der öffentlichen Verwaltung verbessern. Im Rahmen eines konkreten Anwendungsfalls sollte herausgefunden werden, wie KMU ihre Lieferanten bestmöglich ansprechen, um sie für eine elektronische Rechnungsstellung via PDF zu gewinnen. Das exemplarische Unternehmen aus dem Bereich der Rohrwerkzeuge und -maschinen für die Sanitär-, Heizungs-, Klima-, Kälte-, Gas- und Umwelttechnik stand vor der Herausforderung, etwa 500 Lieferanten über die bevorstehende elektronische Rechnungsabwicklung informieren zu müssen. Eine persönliche Ansprache war wegen der großen Anzahl nicht durchführbar, ein standardisierter Serienbrief wenig erfolgversprechend. Bei der Durchführung des Pilotprojekts wurden daher zwei verschiedene Wege getestet und später ausgewertet. Die Frage war, inwieweit diese zum gewünschten Erfolg, also einer Kooperation der Lieferanten beim elektronischen Rechnungsaustausch, beitrugen.
Prof. Dr. Wolfgang König, Projektleiter von E-Docs, fasst die beiden Ansatzpunkte der Testphase zusammen: "Wir gingen davon aus, dass zum einen die Bereitstellung von mehr Informationen und zum anderen die Erhöhung des Drucks auf die Lieferanten die Akzeptanz der eRechnung steigern würden". Für die Überprüfung des ersten Ansatzes erhielten die Lieferanten Flyer und einen Hinweis auf die Firmenhomepage, wo sie Informationen zur eRechnung und den damit verbundenen ökonomischen und ökologischen Vorteilen erhielten. Ob eine Erhöhung des Drucks gegenüber den Lieferanten zielführend ist, wurde geprüft, indem beispielsweise in Aussicht gestellt wurde, dass Lieferanten, die sich nicht am elektronischen Rechnungsaustausch beteiligen, mit Kosten für eine künftige Rechnungsabwicklung rechnen müssen.
Bei der Auswertung des Feldexperimentes wirkte sich der zweite Ansatz mit der Aussicht auf monetäre Sanktionierung positiv auf die Adaptionsentscheidung der Lieferanten aus. Die Bereitstellung eines umfangreichen Informationsangebotes hingegen hat die Bereitschaft für eine mögliche Umstellung auf die eRechnung kaum erhöht", resümiert Prof. Dr. König. Als Fazit des Use Cases gilt somit, dass vor allem Hartnäckigkeit sowie milder Druck wirksam sind, um die Akzeptanz von Partnern für eine Umstellung zu erhöhen.
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