Erfolgreicher Abschluss von uSelect DMS
Welches Dokumentenmanagementsystem (DMS) passt zu meinem Unternehmen? Welches System ist wirklich anwendungstauglich? Mit diesen Fragen rund um die Auswahl und Handhabung von DMS beschäftigte sich das Team des Forschungsprojekts uSelect DMS. Ziel war es, Anwenderunternehmen eine wissenschaftlich fundierte und Usability berücksichtigende Methode zur Analyse des Marktangebots zur Verfügung zu stellen.
Ende Oktober diesen Jahres endet das Projekt nach drei Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit. Am 17. September 2015 blickten die Projektteilnehmer an der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule (RWTH) Aachen gemeinsam noch einmal auf die erfolgreiche Zusammenarbeit zurück.
"Wir haben erfolgreich einen Fragebogen mit messbaren Kriterien für die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems entwickelt", so Antje Heinicke vom Institut für Arbeitswissenschaft der RWTH Aachen, die das Projekt geleitet hat. "Diese Kriterien helfen insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Entscheidung, welches DMS am besten zu ihrem Unternehmen und ihren Anforderungen passt. Der Fokus der Kriterien liegt auf dem Grad der Usability der Software. So führen Fragen beispielsweise nach der Gestaltung der Benutzungsschnittstelle oder der Beschriftung der Icons den Anwender zum optimalen DMS für sein Unternehmen."
Rainer Sontow hat das Projekt beim Praxispartner Trovarit AG aus Aachen begleitet, die Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von DMS berät. "Wir haben mit rund 20 Anbietern von Dokumentenmanagementsystemen geprüft, inwiefern die Kriterien in der Praxis tatsächlich bei der Auswahl angewendet werden können. So ist letztlich sichergestellt worden, dass Usability durch die Kriterien tatsächlich beschreibbar wurde", erklärt der Experte für die Auswahl und Einführung von Business-Software.
Bei der Abschlussveranstaltung wurde noch einmal auf die einzelnen Schritte des Projekts zurückgeblickt und die Wichtigkeit von Usability für Software unterstrichen. "Ob die Usability passt, wird meist erst nach der Implementierung im Produktivbetrieb sichtbar. Dann ist es für Veränderungen aber zu spät. Mit unserem Projekt haben wir hier Pionierarbeit geleistet", resümiert Antje Heinicke. Und auch Rainer Sontow zieht eine positive Bilanz von uSelect DMS: "In unsere Recherchedatenbank für Anwender haben wir die Kriterien bereits übernommen".
Die Kriterienkataloge für Anwender und Anbieter können hier kostenlos eingesehen und heruntergeladen werden.