© Sebastian Gerth (erstellt mit KI)

Die umfassende und kontinuierliche Dokumentation in der stationären Betreuung von Menschen mit Behinderungen ist unerlässlich, gleichzeitig aber äußerst zeitintensiv. Ein KI-Anwendungsprojekt, vom Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau und einem Wohnheim für Menschen mit Behinderungen in Thüringen trägt dieser Herausforderung gezielt Rechnung.

In Einrichtungen wie Wohnheimen für Menschen mit Behinderung ist neben einem funktionalen Dienstplan insbesondere eine zuverlässige, strukturierte und zeitnahe Dokumentation der Versorgung der Bewohnerinnen und Bewohner von zentraler Bedeutung. Mit steigender Anzahl der Bewohnerinnen und Bewohner oder gar bei voller Auslastung erhöht sich der Dokumentationsaufwand jedoch erheblich. Hier hat das Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau in Zusammenarbeit mit einem regionalen IT-Dienstleister angesetzt und ein KI-basiertes System für die Betreuungsdokumentation entwickelt.

Herausforderungen bei der Projektarbeit

Eine sorgfältige schriftliche Dokumentation ist gesundheitlich und organisatorisch unerlässlich, nimmt aber viel Zeit in Anspruch – Zeit, die oft im Pflegealltag fehlt. Die Erfassung insbesondere von Vitalwerten oder Ernährungsdaten muss zeitnah erfolgen, doch der direkte Kontakt zu den Bewohnerinnen und Bewohnern hat Vorrang und beansprucht Ressourcen. Daher erfolgt die Dokumentation meist verzögert nach der Versorgung, was hohe Konzentration erfordert, besonders bei knappem Personal, etwa in ländlichen Regionen. Die aktuelle Software führte darüber hinaus zu Problemen bei Zuordnung, Kompatibilität und doppelten Einträgen. Manuelle Fehler verursachten zusätzlichen bürokratischen Aufwand und verringerten die Betreuungszeit. Zudem haben verschiedene Techniklösungen unnötige Kosten erzeugt, die reduziert werden sollten.

Durch Automatisierungen weniger Bürokratie

Die IT-Infrastruktur wurde daraufhin analysiert, um zu prüfen, wie gut sie für KI-Anwendungen geeignet ist. Dabei zeigte sich, dass vor allem die manuelle Dateneingabe per Tastatur und Maus viel Zeit kostete und optimiert werden sollte. Sprachbasierte Eingabe am Mobilgerät könnte hier helfen, stellt jedoch hohe Anforderungen an die Spracherkennung und Datenzuordnung. Das Projekt zielte daher darauf ab, mithilfe von KI Sprachdaten wie Vitalwerte oder Beobachtungen automatisch zu transkribieren, zu strukturieren und direkt den passenden Feldern in der Dokumentationssoftware zuzuordnen. So kann die Betreuungskraft effizienter und ohne doppelte Eingaben dokumentieren.

KI-gestützte Spracherkennung vereinfacht die Dokumentation, spart Zeit und erhöht die Qualität sowie Zufriedenheit im Team. So bleibt mehr Zeit für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner, während gleichzeitig alle Dokumentationspflichten erfüllt werden. Informationen werden direkt erfasst und Lücken vermieden. Einheitliche Formulierungen und eine klare Struktur erleichtern Berichte und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Weniger Schreibarbeit und Unterbrechungen steigern Motivation und Arbeitszufriedenheit. Insgesamt schafft das Projekt mehr Raum für hochwertige Betreuung bei weniger Dokumentationshürden.

Sensible Daten erfordern Prüfprozesse

Auch wenn zahlreiche Vorteile bestehen, müssen bei der Einführung und im täglichen Umgang einige wichtige Punkte berücksichtigt werden. Besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen und personenbezogene Angaben erfordern einen hohen Schutz. Der Einsatz von KI-Tools muss daher datenschutzkonform erfolgen, was eine ordnungsgemäße Verwaltung der Daten und klare Zugriffsregelungen voraussetzt. Während die KI hilfreiche Vorschläge und automatische Strukturen bietet, liegt die inhaltliche Verantwortung weiterhin bei den betreuenden Fachkräften. Jede Eingabe sollte von einer qualifizierten Person überprüft werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Damit das System zuverlässig läuft, sind eine stabile IT-Infrastruktur, passende Software für die Dokumentation und gezielte Schulungen des Personals notwendig. Gerade die Anpassung der Infrastruktur, wie sie am Anfang eines Projekts erfolgt, braucht Planung und Zeit. Neue Arbeitsweisen bedeuten zudem, Vertrauen aufzubauen und intensive Einarbeitung zu leisten. Erst wenn das Team vom Nutzen überzeugt ist, kann die Technologie langfristig integriert werden – andernfalls bleibt sie ungenutzt.

Fazit: Digitalisierung erleichtert den Alltag in der Pflege

Das KI-Anwendungsprojekt zeigt, wie digitale Technologien den Alltag in der Behindertenhilfe modernisieren können. Angesichts gestiegener Dokumentationsanforderungen und Personalmangel bietet eine KI-gestützte Dokumentation Entlastung und verbessert die Qualität der Betreuung und der Dokumentation gleichermaßen.

Weitere Informationen

Detaillierter Bericht zum Projekt  

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