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Laut einer aktuellen Studie der Boston Consulting Group wachsen kleine und mittlere Unternehmen, die auf moderne IT setzen, schneller und schaffen fast doppelt so viele Arbeitsplätze wie solche, die sich beim Einsatz neuer Technologien eher zurückhalten. Der Hauptgrund: Informationssysteme helfen Unternehmen dabei, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Wie das genau funktioniert, zeigt jetzt ein neuer Leitfaden des eBusiness-Lotsen Oberfranken mit dem Titel „Effizient und wettbewerbsfähig – Informationssysteme für ressourceneffiziente Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen“.

Prof. Dr. Richard Göbel vom eBusiness-Lotsen Oberfranken

Die Projektmitarbeiter des eBusiness-Lotsen Oberfranken vom Institut für Informationssysteme der Hochschule Hof (iisys) beschreiben in dem 16-seitigen Ratgeber, wie KMU ihre Ressourcen mithilfe von IT-Lösungen optimal einsetzen können. IT-Verantwortliche in Unternehmen erfahren in kompakter Form, welche Abläufe sich mit welchen IT-Systemen unterstützen lassen und wie sie solche Systeme mit möglichst geringem Aufwand einbinden können.

„Die technischen Möglichkeiten der IT sollten voll ausgeschöpft werden“, sagt Prof. Dr. Richard Göbel vom eBusiness-Lotsen Oberfranken. „Denn mit leistungsfähigen Informationssystemen optimieren Unternehmen ihre gesamten finanziellen, materiellen und personellen Ressourcen.“

Zunächst definieren die Experten aus Oberfranken grundlegende IT-Rahmenbedingungen. So plädieren sie für eine sehr bewusste Auswahl der Hardware: Nicht überall brauche beispielsweise jeder Mitarbeiter einen eigenen Computer. Netzwerke und Server sollten den Unternehmensanforderungen gerecht werden. Gleiches gelte für Internetanschluss und Bandbreite. Außerdem erklärt der Leitfaden, wie Unternehmen die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten können – und müssen.

Für den Internetauftritt empfehlen die Autoren ein Content-Management-System, bei dem Layout und Inhalt getrennt sind. So können Inhalte beliebig geändert werden, während das Layout einheitlich bleibt. Sie nennen aber auch Alternativen für die redaktionelle Pflege der unternehmenseigenen Web-Präsenz.

Der Leitfaden beschreibt überdies die Vorzüge eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und erklärt, wie Unternehmen wiederkehrende Arbeitsabläufe mittels IT stark vereinfachen können. In einem weiteren Abschnitt erläutern die iisys-Experten verschiedene Möglichkeiten für ein umfassendes Customer-Relationship- Management. Die Kernaussage: IT-gestütztes CRM macht es Unternehmen einfacher, Kunden zu gewinnen und sie langfristig zu halten.

Die Autoren erklären außerdem die gängigsten Business-Intelligence-Systeme. Die „BI“ dienen der komfortablen Analyse aller Daten und Kennzahlen im Unternehmen. Auf Grundlage der so gewonnenen Informationen können Unternehmen besonders fundierte Geschäftsentscheidungen treffen – und somit Kosten und Risiken reduzieren. Für fast jedes Unternehmen gehört zudem die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen zum Tagesgeschäft. Der Ratgeber beschreibt deshalb eine Reihe „virtueller“ Alternativen zur klassischen Telefonanlage.

Eine exemplarische Liste von IT-Lösungsanbietern in den verschiedenen Einsatzbereichen sowie ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen vervollständigen den Leitfaden.