Um eine Integration von Usability-Merkmalen in die Datenmanagement-Systeme bei KMU gewinnbringend zu gestalten, müssen besondere Herausforderungen erkannt und gemeistert werden. "In einem ersten Schritt muss festgelegt werden, welche Usability-Merkmale typischerweise im DMS-Umfeld allgemein und welche davon tatsächlich für die Anwender relevant sind", so Christian Bartsch. Vor dieser Aufgabe stehen auch DMS-Hersteller. Oftmals sind DMS-Themen prozess- bzw. vorgangsgesteuert. Dort ist es schwierig zu ermitteln, wann von Usability und wann von Funktionen gesprochen wird und was letztendlich für den individuellen Anwender relevant ist. "Wenn diese Definition deutlich ist", erläutert Bartsch, "steht einer Integration der Kriterien nichts mehr im Weg."

Ceyoniq ist der einzige DMS-Hersteller im uSelect-Projektteam und versteht sich als eine unterstützende Instanz. Um dem Projektteam einen umfassenden Einblick in die Strukturen und Vorgehensweisen eines DMS-Herstellers zu ermöglichen, stellt Ceyoniq beispielsweise Erfahrungsberichte bei der Einführung und Implementierung von DMS und allgemeines Know-how bereit. "Darüber hinaus", berichtet Bartsch weiter, "stellt Ceyoniq seine nscale-Produktpalette für diverse Analysen und Tests zur Verfügung, um schließlich bei der Identifizierung und Definition der Kriterien zu unterstützen." Auch bei der Durchführung von Workshops und der anstehenden Roadshow steht das Unternehmen dem Projektteam zur Seite, um Informationen direkt von einem etablierten DMS-Hersteller vermitteln zu können.

Christian Bartsch, Pre-Sales Consultant Ceyoniq Technology

Ob Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Optimierung von Geschäftsprozessen oder revisionssichere Archivierung: Christian Bartsch zufolge wird Usability für die Entwicklung von DMS immer wichtiger. Die Anwender in Unternehmen arbeiten bereits heute mit diversen Systemen – sei es mit einem ERP-System, einer Mail-Anwendung oder zusätzlich einer speziellen Branchenanwendung. Insbesondere wenn das Thema "Einführung eines DM-Systems" im Unternehmen akut wird, muss die Akzeptanz bei den Anwendern von Anfang an gegeben sein. Bartsch betont, dass diese Akzeptanz in vielen Unternehmen daran scheitere, dass die DM-Systeme zu kompliziert zu bedienen seien: "Wenn digital abgebildete Workflows durch eine ineffiziente Bedienung nicht die erhoffte Zeitersparnis erbringen, werden derartige Systeme nur schleppend angenommen und unter Umständen sogar boykottiert." Aus Sicht eines DMS-Herstellers ist es also von wachsender Bedeutung, im Frühstadium der Entwicklung dieser Systeme einen Fokus auf die Usability zu legen.

Ein weiterer Praxispartner von uSelect DMS ist das in Aachen ansässige IT-Beratungsunternehmen Trovarit. Als Marktanalyst unterstützt die Trovarit AG ihre Kunden bei der Auswahl der passenden Business-Software.

Für Rainer Sontow, Leiter der Marktforschung bei der Trovarit AG, hängt die Usability sehr stark von den Fähigkeiten des jeweiligen Benutzers, der konkreten Aufgabenstellung und den individuellen Arbeitsgegebenheiten ab. "Was in einem Fall eine hilfreiche Unterstützung sein kann, stellt in einem anderen Fall möglicherweise eine lästige Unterbrechung des Arbeitsflusses dar", so Sontow. So sei es für das Projektteam eine besondere Herausforderung gewesen, Bewertungskriterien zu finden, die einerseits eine objektive Aussagekraft haben, andererseits allgemeingültig sind und darüber hinaus von den Betroffenen, also Anwendern und Entscheidern in KMUs, bewertet werden können.

Rainer Sontow, Leiter der Marktforschung Trovarit AG

Da Dokumentenmanagementsysteme in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden können, komme es darauf an, bei der Bewertung von Usability nicht nur wenige geschulte Spezialisten, sondern eine möglichst große Bandbreite der vom DMS-Einsatz betroffenen Mitarbeiter miteinzubeziehen. "Denn der Mehrwert von besonders intuitiv und effizient bedienbaren Lösungen entfaltet sich bei ihnen am Arbeitsplatz", so Sontow. "Die Bedeutung des Mehrwerts von Usability, den der Einsatz eines DMS mit sich bringt, ist für uns unbestritten. Gleichwohl wird Usability bei der Wahl einer DMS-Lösung häufig nicht berücksichtigt, weil sie sich im Gegensatz zu den Kosten oder dem Funktionsangebot kaum strukturiert bewerten lässt."

Die Kriterien und Vorgehensweisen, die das Unternehmen derzeit gemeinsam mit uSelect DMS entwickelt, werden dabei helfen, dies zu ändern. Auf diese Weise werden Anwenderunternehmen, die sich in einer Software-Auswahlsituation befinden, für das Thema sensibilisiert und in die Lage versetzt, usabilityrelevante Anforderungen bereits bei ihrer Suche zu formulieren und zu bewerten.