Vom Papierbeleg zur digitalen Datenerfassung

Digitale Softwarelösung macht Arbeitsprozesse in Reinigungsunternehmen effizienter© DIE FILMAGENTUR – Daniel Rintz

Die Rakowski Dienstleistungen GmbH von hat sich auf Reinigungs- und Müllentsorgungsdienstleistungen aller Art spezialisiert. Die Firma bietet ihren Kunden ein breites Leistungsspektrum an: von der Reinigung von Maschinen und Anlagen über die Teichentschlammung bis zur Entsorgung von Abfällen. Entsprechend unterschiedlich sind die Betriebsprozesse gestaltet, sodass die Planung, zum Beispiel von Touren, ein kompliziertes Unterfangen ist.

Sämtliche Prozesse in dem Familienbetrieb – von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung – wurden früher ausschließlich in Papierform abgewickelt. Dadurch sammelten sich pro Woche bis zu 1000 Belege an, die im Nachgang aufwendig bearbeitet werden mussten. Die Kapazitäten des Betriebs waren auch dadurch irgendwann restlos erschöpft, an weiteres Wachstum war nicht mehr zu denken.

Der Schritt vom analogen ins digitale Zeitalter

Nach der Rückkehr in das Unternehmen ihres Vaters hatte Manja Gust die Idee, die Unternehmensprozesse schneller und effizienter zu gestalten. Eine digitale Lösung musste her, aber leider passte das Angebot auf dem Markt nicht zu den Bedürfnissen der Firma. In Kooperation mit der Handwerkskammer Halle und dem Schaufenster Geschäftsmodelle des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk entwickelte Manja Gust eine auf das Unternehmen zugeschnittene Softwarelösung.

Dank der mobilen Datenerfassung ist die Abwicklung zwischen Fahrern und Buchhaltung jetzt stark vereinfacht. Belege werden in Echtzeit übermittelt und Rechnungen schneller bezahlt. Die Touren der Fahrer lassen sich dank ständig aktualisierter Daten zu verfügbaren Fahrern und Fahrzeugen effizient und präzise planen. Die Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen lief problemlos, da sich die Bedienmasken der digitalen Lösungen an den alten Papiervorlagen orientierten. Zudem ist die Benutzung der Geräte für viele der Mitarbeiter intuitiv, da sie wie Smartphones bedient werden.

Weitere Digitalisierung geplant

Der nächste Schritt des Unternehmens ist nun, auch die Kunden von der digitalen Lösung zu überzeugen, um ihnen auf Basis ihrer Stammdaten bessere Serviceangebote, wie die fotografische Dokumentation der Gruben, anbieten zu können. Auch weitere Bereiche wie die Erstellung der Aufmaßblätter für die Abrechnung sowie die Steuerung von Materiallieferungen soll künftig ausschließlich digital erfolgen.

Weitere Informationen zum Praxisbeispiel des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk sind hier erhältlich.

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