Projektarbeiten gehören bei den allermeisten Mittelständlern und Handwerksbetrieben zum Tagesgeschäft. Neues Wissen wird dabei generiert – aber in den meisten Fällen nicht dokumentiert. Somit können die wertvollen Erfahrungen für kommende Projekte kaum genutzt werden. An dieser Stelle bieten Methoden des Wissensmanagements die Möglichkeit, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen, zu dokumentieren und anzuwenden.

"Erfahrungswissen, das während Projektarbeiten gesammelt wird, sowohl negativ als auch positiv, verbleibt aufgrund von fehlenden finanziellen und zeitlichen Ressourcen häufig lediglich in den Köpfen der beteiligten Mitarbeiter und wird nicht systematisch erfasst. Erfolgreiche Vorgehensweisen drohen damit in Vergessenheit zu geraten; Fehler wiederholen sich", erklärt Lena Després vom eBusiness-Lotsen Darmstadt-Dieburg. "Der neu erstellte Leitfaden bietet zwei mögliche Herangehensweisen zur Sicherung von Projekterfahrungen an, die jeweils mit Beispielen aus der Praxis unterlegt sind."

© eBusiness-Lotse Darmstadt-DieburgWorkshops helfen Erfahrungswissen zu sichern
Erfahrungssicherungsworkshops gibt es in zwei Formen: Debriefing-Workshops sind ganztägige Workshops, die am Ende eines Gesamtprojektes stattfinden und auf den Projektverlauf zurückblicken. Dabei werden Erfahrungen dokumentiert und Verbesserungen ausgearbeitet, um für künftige vergleichbare Projekte besser gerüstet zu sein. Sogenannte "Lessons-Learned-Workshops" finden hingegen noch während des Projekts statt. Durch eine Kopplung an wichtige Meilensteine innerhalb des Projekts können alle Beteiligten noch im Verlauf des Projektes aus Fehlern oder besonders positiven Schritten lernen und damit eine Verbesserung des Projektergebnisses erreichen. "Das Schöne ist, dass beide Formen der Erfahrungssicherungsworkshops bei Unternehmen jeder Größe durchgeführt werden können. Die Dokumentation kann über Intranet-Plattformen, aber auch mittels Projektsteckbriefen oder Best-Practice-Sammlungen erfolgen", erklärt Després.

Open-Source-gestützte Wikis zum Know-how-Transfer
Mit Hilfe von Wikis können Teams reflektierte und gewonnene Erfahrungen direkt speichern. Sie eignen sich vor allem für umfangreiche Projekte, bei denen über einen längeren Zeitraum Erfahrungen gesammelt werden. Durch einen einheitlichen Aufbau des Wikis wird sichergestellt, dass Informationen leicht wieder auffindbar sind. Die Seiten innerhalb eines Unternehmenswikis lassen sich verlinken, beispielsweise können Projekte mit Ansprechpartnern oder weiteren Dokumenten verknüpft werden. "Da es im Internet mittlerweile eine Vielzahl von Open-Source-Software für Wikis gibt, können Unternehmer diese Methode kostengünstig ausprobieren, wenn entsprechendes IT-Knowhow im Unternehmen vorhanden ist. Zudem können Mitarbeiter ortsunabhängig in Wikis ihre Erfahrungen dokumentieren", so die Expertin.

Der Leitfaden kann hier abgerufen werden.